El software en la Empresa. Sistemas ofimáticos

1. Introducción y concepto de sistema ofimático.

Los sistemas ofimáticos son los utilizados para la realización mecanizada de las diversas tareas de la oficina, generalmente poco estructuradas. Podemos definir la ofimática como el conjunto eficiente de aplicaciones para la creación de documentos, comunicación y análisis de información de negocios. Ésta extiende la productividad a la Web, con la modernización de los procesos de trabajo y simplificando la compartición, acceso y análisis de ésta información.

Las aplicaciones tienen un amplio ámbito de utilización, y están siempre orientadas a personal no especializado en informática, abarcando de esta manera, un gran abanico de funciones típicas:

– Automatización de correspondencia.

– Presentación de informes y propuestas.

– Creación documentos.

– Mantenimiento ficheros.

– Mantenimiento datos que requieren continuos cálculos (presupuestos).

– Control del flujo de trabajo de los departamentos.

Estos sistemas ofimáticos, complementan a los sistemas de información de gestión, mediante la mecanización de tareas menos estructuradas.

Podemos distinguir dos grupos de sistemas ofimáticos:

–          Sistemas ofimáticos de trabajo individual:

Tienen como objetivo proporcionar herramientas para facilitar las tareas que se realizan sin interaccionar con otros usuarios. Ej. Sistemas de tratamiento de textos, hojas electrónicas, programas de presentaciones.

Estos fueron los primeros en aparecer y se popularizaron con la aparición de los computadores personales.

–          Sistemas de trabajo en grupo:

Facilitan el proceso de compartición de información. Pueden limitarse a una empresa o unir usuarios entre varias empresas. Se popularizaron con la generalización de las redes de comunicaciones (LAN y WAN) en las empresas.

2. Evolución de los sistemas ofimáticos.

 

Originalmente la ofimática surge como la necesidad de mecanizar las tareas más repetitivas y costosas del trabajo propio de una oficina. Y así surgieron las primeras maquinas de escribir  y calculadoras.

Hoy en día esto es completamente obsoleto, esto fue transformándose gracias a la entrada de los ordenadores personales. Por ello podemos distinguir las siguientes fases en la evolución de la ofimática:

–          Primera fase (1975-1980)

Está compuesta por elementos aislados, sin interrelación, y soportados por grandes ordenadores corporativos (mainframes).

–          Segunda fase (1980-1990)

Surgen herramientas que dan solución a la mayoría de funcionalidades. Aunque el inconveniente era tener que adquirir todo el paquete aunque sólo se necesitaran una o dos funciones del mismo y la formación costosa.

En los últimos años 80 se abaratan los costes y aumentan las prestaciones.

–          Tercera fase (1990-2000)

La ofimática se apoya en los ordenadores personales con monitores a color y soporte lógico. Y la información fluye por las redes de área local y se comparte por todos los miembros de un grupo de trabajo sin necesidad de estar en un mismo edificio.

–          Cuarta fase (a partir del 2000)

El uso de Internet se generaliza, estos sistemas permiten que la Intranet sean utilizadas como espacios de trabajo bidireccionales, donde los usuarios pueden publicar, compartir, colaborar y administrar documentos en un solo lugar, de manera que cualquier persona puede visualizar el fichero ofimático a través de la red.

3. Sistemas de trabajo individual:

 

Procesador de textos:

Facilita las tareas relacionadas con creación, modificación y archivo de documentos escritos. Es la herramienta más básica y extendida. Hay que diferenciar entre:

–Editores de texto: programas sencillos cuyo objetivo es crear ficheros de texto. No dan formato al documento.

–Procesadores de texto: permiten dar formato el texto y realizar un gran numero de operaciones, como incluir gráficos, diseño en columnas, etc.

–Programas de autoedición: posee la capacidad de escritura y corrección de un procesador de texto, y su potencia se encuentra en el formato y diseño.

Hoja electrónica:

Es una herramienta básica para manipular cifras. Es la segunda herramienta más usada. Permite al usuario organizar una matriz de celdas y definir relaciones matemáticas entre los elementos. Éstas muestran en la pantalla las celdas identificadas por fila y columna, lo que permite crear supuestos en función de parámetros introducidos y obtener los resultados directamente.

Gestión de bases de datos individuales:

El uso de Sistemas de Gestión de Bases de Datos para almacenar los datos de negocio permite incorporar nuevos elementos, modificarlos, darlos de baja y generar listados o informes de éstos con un criterio y orden determinado. Un SGBD permite relacionar bases de datos a través de un campo común.

Herramienta de presentaciones (Power Point)

Éstos ofrecen la posibilidad de generar diapositivas, notas para el ponente y la proyección del documento a modo de película.

Otras herramientas:

-Herramientas de gráficos.

-Gestion de agendas.

-Paquetes estadísticos.

4. Herramientas de trabajo en grupo:

Estas herramientas requieren una infraestructura de comunicaciones que una los puestos de trabajo de los distintos usuarios. El auge de estas se ha producido por dos factores:

–          Nivel tecnológico: creciente disponibilidad de infraestructuras de comunicaciones.

–          Nivel organizativo y de negocio: creciente globalización de las empresas y énfasis en el trabajo en equipo.

Las herramientas más comunes son:

Correo electrónico

Permite el envío de mensajes a otros usuarios. Originalmente consistían en mensajes de texto, ahora también podemos transmitir cualquier tipo de información: texto, hojas electrónicas, gráficos, etc.

Intranet:

Es una herramienta que permite un acceso sencillo a la información, que se apoya en la infraestructura informática y de comunicaciones general de la empresa.

Conferencias electrónicas:

Facilitan los flujos de información horizontal entre empleados que trabajan en temas relacionados. Su uso es el siguiente: un usuario tiene un problema concreto y pone una nota en la correspondiente conferencia. Otros usuarios aportan notas de respuesta.

5. El mercado de los sistemas ofimáticos:

Actualmente este mercado está copado por los productos de Microsoft (su suite Office). Aunque existe software libre, con código abierto, dedicado a este mismo fin. Por ejemplo, Sun ha creado el software StarOffice (ahora Oracle Open Office), parte de cuyos programas usan código abierto. Disponible para Solaris, Linux y Microsoft.

Microsoft Office:

Es una suite de oficina que interrelaciona apliaciones de escritorio, servidores y servicios para los SO Microsoft Windows y Mac OSX. Fue lanzado por Microsoft en 1989 para Apple Macintosh, más tarde seguido por una versión para Windowsm en 1990.

Esta primera versión contenía Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Además una versión “Pro” incluía Access y Schedule Plus.

Estas aplicaciones han crecido sustancialmente, con características compartidas como un corrector ortográfico, la integración de datos OLE y lenguaje Visual Basic para aplicaciones.

Microsoft también posiciona Office como una plataforma de desarrollo de software de línea de negocios, bajo la marca Office Business Applications.

El suite usó desde 1997 hasta 2003 un grupo de formatos conocidos como 97-2003 o 98-2004. En 2007 y 2008 con el Office 2007 y 2008 se crearon los Office Open XML (docx, xlsx, pptx), que se mantienen en las más recientes versiones (Office 2010, Office 2011 para Mac).

Oracle Open Office:

Era conocido como StarOffice o StarSuite, y es la suite ofimática propietaria de Oracle Corporation. Fue desarrollada por StarDivision y adquirida por Sun Microsystems en 1999. Sun liberó su código en 2000, conformando la base de la suite de código abierto OpenOffice.org

Las siguientes versiones se basaron en ésta, aunque incluyen componentes propietarios extra. Con la compra de Sun Microsystems por parte de Oracle, la suite pasó a llamarse Oracle Open Office.

6. Ofimática en línea: Google Docs.

 

Google Docs y Hojas de Cálculo (Google Docs & Spreadsheets) es un programa gratuito basado  en Web, para la creación de documentos en línea, con la posibilidad de colaborar en grupo.

Incluye: procesador de textos, hoja de cálculo, programa de presentación básico, y un editor de formularios para encuestas.

Junto a Gmail, Google Calendar y Google Talk, en 2009, dejaron su calidad de Beta y pasan a ser productos terminados. A partir del 2010, Google acepta cualquier archivo en Google Docs, y entra en el negocio del almacenamiento online y prepara el camino para Google Chrome OS.

Las características principales de este servicio, es que tenemos la posibilidad de crear los documentos desde la misma aplicación o importarlos con su interfaz web o por correo electrónico, además de subir cualquier archivo. Estos se almacenan en los servidores de Google, y pueden ser exportados en diversos formatos. Durante la edición, éstos se guardan automáticamente, y es posible la edición simultánea de varios usuarios.

Google Docs se originó de dos productos: Writely y Google Spreadsheets. Writely era un procesador de texto individual en red de Upstartle, que fue lanzado en 2005. En 2006 fue integrado con Google Accounts.

por María Ortega López.